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Tecnicas

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on November 21, 2008 at 11:26:29 am
 

4. Técnicas

 


Las técnicas descritas aquí son una serie de herramientas que puede usarse para que las reuniones sean más productivas y aumentar la inclusión.

Se pueden utilizar por separado o todas ellas a la vez.

Estas técnicas se pueden utilizar de muchas formas diferentes.

Han demostrado ser suficientes para el diseño de muchos tipos de reuniones y actos.

No obstante, hay otras muchas más que irían bien con las descritas más abajo. Por favor, considérate invitado a añadir técnicas o a adaptarlas según las necesidades utilizando los Principios del capítulo anterior como directrices.

 

 

Piensa y Escucha

 

Ésta es una técnica fundamental que junto con la de Ronda establece los requisitos para conseguir una reunión inclusiva y productiva.

 

Aunque no se aprendiera ni se aplicara ninguna otra técnica salvo estas dos, aun así se habría realizado un gran avance.

 

 

Descripción

En un Piensa y Escucha se trabaja en parejas.

 

Durante la mitad del tiempo uno es el pensador y el otro el que escucha.

Una vez transcurrido la mitad del tiempo del ejercicio se tornan los roles.

El dinamizador se ocupa de controlar el tiempo.

Durante el turno de pensador se anima a cada persona a que diga lo que piensa sin que lo que dice deba necesariamente tener sentido para el que escucha.

El turno de pensar es para el beneficio del que habla.

Es un rato para que pueda desarrollar sus pensamientos a su propio ritmo y a su manera.

El que escucha no hace ningún comentario ni preguntas pero si emite sonidos y realiza gestos para animar y hacer saber a su compañero que está escuchando activamente.

Durante el tiempo de Piensa y Escucha los asistentes tratan del tema propuesto por el dinamizador.

Generalmente el periodo para cada turno de Piensa y Escucha es de dos a cinco minutos (conocido como 2 por 2 ó 5 por 5).

Grupos con práctica pueden funcionar fuera de esos parámetros haciéndolo en un minuto por un minuto.

Para asuntos complejos o un mayor efecto los Piensa y Escucha pueden ser de diez minutos para cada uno.

 

Casi siempre es mejor realizar una sesión, por muy corta que sea, que ninguna en absoluto.

Es confidencial todo lo que dice el pensador, así como la manera en que lo expresa, sólo debe ser conocido por él mismo y el que escucha.

Este no debe hacer ninguna referencia a lo que se ha dicho, ni al propio pensador ni a ningún otro, a no ser que el pensador le dé claramente su permiso para que 1o haga.

Piensa y Escucha CIRCULO DE CONFIANZA

NI JUICIOS NI COMENTARIOS  

 

 

 

PENSANDO   

QUÉ HACER - recuerda que es tu turno   

QUÉ NO HACER - intentar parecer listo o culto

 

ESCUCHANDO

 

QUÉ HACER -  mira a tu pareja, escucha activamente

QUÉ NO HACER -  hacer preguntas, interrumpir, intentar aclarar algo

   

 

 

Por qué funciona

 

El Piensa y Escucha es una técnica para Dejar un tiempo para pensar.

Dicha técnica permite a los participantes dudar y errar, probar ideas, abandonar las que no parecen prometedoras y decidirse por aquellas que sí lo parecen, sintiéndose seguros ante la certeza de que sus viajes mentales son privados y confidenciales.

Consecuentemente, cuando el dinamizador pide a la gente su punto de vista sobre el asunto que está siendo tratado, puede esperar que éste sea más concienzudo y útil de lo que lo hubiera sido sin el Piensa y Escucha.

El Piensa y Escucha ofrece también a la gente la oportunidad de hablar.

Quizás haya estado escuchando atentamente una presentación asimilando lo dicho.

Ahora puede invertir la corriente y expresar sus pensamientos.

Esto mejora considerablemente la comprensión del material y alivia la fatiga causada por la continua corriente de información nueva.

 

Cuando la gente se relaja descubre que el tener un oyente atento, paciente y que le aprueba a lo largo del camino, mejora la calidad de su pensamiento.

Con una atención adecuada a menudo descubre nuevos pensamientos y se sorprende de sí mismo.

Este efecto se resume en la frase " A menudo no sé en qué estoy pensando hasta que lo digo.".

Al saber el oyente que pronto llegará su turno de hablar sin ser interrumpido puede resistir su ansia de inmiscuirse en los pensamientos de "su" pensador interrumpiendo, pidiendo explicaciones o "unirse a él".

Para algunos el papel de oyente es realmente dificil y se tienen que reprimir para no interrumpir.

Estas personas (y sus compañeros) son las que más se benefician de esta técnica a largo plazo pero quizás necesiten una supervisión discreta al principio.

 

 

Retos

 

Esta técnica es de una simplicidad absoluta. Sin embargo, puede ser todo un reto.

A menudo es la primera técnica que se ofrece al grupo.

Es tan diferente a las conversaciones y discusiones normales con sus interrupciones y digresiones que la gente puede sentirse incómoda con ella.

Los primeros intentos deben ser de corta duración para evitar los incómodos silencios.

La incomodidad desaparece pronto a medida que el grupo adquiere experiencia.

 

No obstante, el dinamizador tendrá que estar disponible para convencer a la gente de que cualquier incomodidad será pasajera y que los silencios son valiosos ya que les ofrecen la oportunidad de poner en orden los pensamientos (o descansar). Una vez que el grupo está entrenado en el Piensa y Escucha ocurre el efecto contrario.

 

Es decir, si no está programado y resulta necesario, puede que el grupo proteste ante su ausencia.

Es posible que haya que recordar a los que están en el turno de Pensadores que ese turno es para su propio beneficio.

 

No se espera de ellos que proporcionen al oyente un discurso coherente ni que le convenzan para que compartan sus puntos de vista.

No hay necesidad de prepararse de antemano. Solo uno mismo expresa al grupo sus pensamientos.

Muy ocasionalmente algún miembro del grupo pensará que el tiempo para el Piensa y Escucha es demasiado y continuamente pedirá feedback a sus oyentes.

 

Quizás sea debido a que estas personas no hayan tenido anteriormente a alguien que les escuchara, o a que se les haya dicho que son estúpidos y por lo tanto no valoren su propio pensamiento.

 

Empareja a esas personas con otras que tengan claramente una buena capacidad de escucha y no con otras que necesiten refrenarse para no intervenir. Los que poseen una buena capacidad de escucha disfrutan escuchando a la gente y animan a los otros con su presencia.

Para el oyente, además de evitar la tentación de unirse al pensador, el reto o dificultad mayor es evitar mientras escucha cualquier tentación de preparar su propio discurso para tenerlo preparado cuando llegue su turno.

Hará falta varias veces (quizás tres o cuatro) antes de que un grupo se sienta a gusto con el Piensa y Escucha.

Después de cada sesión pide que te hablen de la experiencia

- ¿Qué les ha parecido tener tiempo para pensar sin interrupciones? ",

"¿ Qué les ha parecido ser los oyentes?".

 

Este feedback dará la oportunidad de repetir las instrucciones y contestar cualquier pregunta.

 

Preguntas que se Formulan Frecuentemente (PFF)

 

P. ¿Qué pasa si el pensador habla sobre algo a lo que el oyente desea responder?

R. El oyente no responde de ningún modo durante el tiempo del pensador. Lo puede hacer durante su propio tiempo de pensar pero sólo si pide permiso para hacerlo.

 

P. ¡Socorro! No podré utilizar todo mi tiempo cuando me toque pensar en voz alta.

R. Raramente constituye un problema.

Aunque le puede costar un poco al principio, uno generalmente responde cuando se siente realmente escuchado y descubre que tiene mucho que decir.

No obstante, se acepta que un pensador piense en silencio durante todo o parte de su turno.

El oyente le sigue ofreciendo su atención aun cuando esté aquel en silencio.

 

 

Aplicaciones

 

La técnica de Piensa y Escucha es versátil debido a su simplicidad, el poco tiempo que ocupa y los beneficios generales que se derivan de Dejando Tiempo para Pensar

Posibles aplicaciones (y esta lista no es de ningún modo exhaustiva):

 

  • Permitir a la gente investigar lo que ya saben sobre un tema o situación.
  • Después de una presentación, la gente puede utilizar un Piensa y Escucha para que le sea más fácil encontrar comentarios o preguntas. Funciona incluso en grupos muy grandes.
  • Para generar opciones antes de una toma de decisión. Para elegir entre opciones.
  • Para establecer compromisos para la acción
  • Durante la preparación de las presentaciones, cuando se escriben informes o se planifican reuniones o en cualquier otra circunstancia en la que uno pudiera quedarse "atascado" y sentirse incapaz de continuar.
  • Antes de comenzar cualquier negocio, para descargarse de cualquier asunto que pudiera dispersar la atención de la gente y evitar que estuviera presente.
  • Al llegar a casa después del trabajo o en cualquier otro momento de transición, en el que sea fácil que la atención se halle dividida.

 

 

Notas para el dinamizador

 

Concede un tiempo al principio para que la gente encuentre una pareja ("trabaja con alguien que no conozcas es una sugerencia útil") y decida quién hace de Pensador primero.

Cuando haya transcurrido la mitad del tiempo hazles saber a tu manera "Bueno, amigos. Ya han pasado los tres primeros minutos, Es hora de acabar lo que estuvierais diciendo y de cambiar de papel, el que hablaba ahora escucha" (una voz baja, profunda y lenta es más efectiva). Y al final "Bueno, se acabó. Juntémonos en círculo para lo siguiente".

Un minutero con alarma que todos puedan oír resulta muy útil.

Algunos son excelentes, tienen memoria y pueden marcar el mismo tiempo cada vez.

Dales un tiempo para el cambio de roles y otro al finalizar. Uno de 3x3 puede llevar quince minutos.

 


 

Ronda

 

Descripción

 

En una ronda todos hablan por turnos durante un tiempo corto e idéntico.

El dinamizador informa al grupo y ofrece temas para guiar sus contribuciones.

 

Por qué funciona

 

En la mayoría de las reuniones algunos ni siquiera consiguen ser oídos.

En las que hay mucha gente (20 o más) éstos pueden ser una minoría o mayoría significativa.

Una ronda en cierto modo da una solución a dicha situación al conceder a cada persona un tiempo para hablar a todo el grupo.

Es una técnica de Igualdad  de Oportunidades y puede ser utilizada más de una vez en una misma reunión.

La gente realmente aprecia la Inclusión originada al usar una Ronda y la toma como una invitación a participar cuando se utiliza al poco de comenzar.

Una Ronda da a la gente la oportunidad de hablar sin peligro a todo el grupo, y la información compartida ayuda a hacerse una idea de la diversidad presente en la reunión.

Sugerír un tema para la Ronda hace que la gente se relaje al conocer sobre qué deben hablar y cronometrar las contribuciones evita que algunos se apropien de más tiempo del que les corresponde.

 

 

Retos

 

En pequeñas reuniones esta técnica supone una manera fácil de comenzar y terminar y es útil para realizar Chequeos durante el proceso. Trabajar con mucha gente exige tomar medidas especiales.

El dilema está en que cuanta más gente hay más tiempo lleva la Ronda. Un punto de vista sostiene que las ventajas de que todos hablen al grupo al menos una vez son tan grandes que debe hacerse un esfuerzo especial para incluir por lo menos una Ronda, aunque el tiempo dedicado a cada persona sea corto (Prueba "Tu nombre y una palabra sobre ti" o " Tu nombre y una señal para mostrarnos cómo está tu nivel de energía" utilizando los pulgares hacia arriba para indicar que bien o hacia abajo para señalar que necesitas un descanso, y cualquier posición entre las dos).

Incluso en grupos de hasta cuarenta personas una Ronda de medio minuto para cada uno funciona bien. En un minuto por persona se puede hablar de temas bastante importantes.

En grupos aun mayores es poco práctico que cada uno se dirija a todos a no ser que ello sea uno de los propósitos principales de la reunión o encuentro. En semejantes situaciones concede a todos la oportunidad de un Piensa y Escucha y luego recoge un pequeño número de feedbacks.

 

 

PFF (Preguntas que se Formulan Frecuentemente)

 

P: ¿Tengo que hablar?

 

R: No si no quieres (en grupos grandes puede venir bien el no querer hablar)

 

 

Aplicaciones

Utilízalo como la columna vertebral en cualquier Comienzos y Finales para que la gente se presente o explique lo que ha supuesto el encuentro para ella.

Haz una Ronda después de cualquier Piensa y Escucha para recoger ideas.

 

 

Notas para el dinamizador:

Sólo hace falta dar a los participantes una somera explicación.

Merece la pena nombrar la técnica por su nombre, Ronda.

De esta manera, la gente se percata de que el diseño de una reunión o encuentro inclusivo consiste sencillamente en adoptar conscientemente técnicas que son claramente eficaces. A1 nombrarla, se consigue que esta técnica productiva y festiva sea visible y más fácil de recordar.

Una técnica recordada es una técnica utilizada.

El dinamizador va primero para dar una idea de la brevedad requerida para que funcione la Ronda.

Después la Ronda sigue en cualquiera de las dos direcciones(íntenta alternar la dirección para que no desarrolles una preferencia) y escucha atentamente a cada persona.

Reconoce su contribución positivamente(prueba con "Gracias", "Bien", "Estupendo").

La gente necesita saber que ha llegado su turno, especialmente en grandes grupos donde puede que no haya suficiente espacio fisico para que la gente se siente o esté de pie en un orden claro.

El dinamizador señala a la gente cuando empezar y cuando terminar entrando en contacto visual o rompiendo éste.  Un cronómetro resulta de gran ayuda.

Lo normal es que el tiempo para cada persona sea de treinta segundos a dos minutos dependiendo del contenido propuesto para la Ronda y el número de los participantes.

Tiempos más largos de hasta cinco minutos funcionan bien cuando grupos pequeños y experimentados deliberan sobre temas importantes o toman decisiones bien pensadas.

Todos se sorprenden al descubrir cuánto se puede decir en poco tiempo, especialmente si se han preparado con un Piensa y Escucha.

Una pauta para un grupo grande es que treinta minutos en total está dentro de la capacidad de atención de casi todos. Las Rondas más largas pueden ser interrumpidas para estirarse o hacer un descanso en la mitad.

Los grupos pequeños pueden completar una Ronda en mucho menos tiempo, en unos cinco a diez minutos dependiendo del tema tratado.

 


 

Chequeos

 

Descripción

De vez en cuando el dinamizador necesitará saber cómo está el nivel de energía de los participantes.

¿Está bien?

¿Se necesita un descanso?

¿Cómo se encuentra la gente después de la comida?

¿Pueden continuar durante otros diez minutos para terminar con este asunto antes de comer?

¿ Está bien la temperatura y la ventilación?

La técnica de los pulgares hacia arriba, abajo o posiciones intermedias resulta muy útil aquí.

 

Por qué es efectiva

Los chequeos frecuentes ofrecen al dinamizador una información esencial a la hora de decidir el modo a seguir.

También funcionan en sentido inverso, dando a los participantes la información de que los dinamizadores se preocupan por el estado de su energía y comodidad.

El llevar la atención de la gente hacia su propia energía y comodidad consigue a menudo que hagan algo a este respecto, como abrir una ventana o abandonar la habitación para darse un pequeño respiro.

Y reconocer la situación significa muchas veces que la gente, incluso estando cansada, estará más dispuesta a realizar un pequeño esfuerzo extra durante un rato.

 

 

Retos

 

La gente generalmente no está acostumbrada a explicar cómo se sienten o como les va.

 

Se trata de un condicionante cultural que pronto se viene abajo cuando se da cuenta de lo refrescante que es no tener que hacer ver que se está siempre bien.

 


 

Comienzos y Finales

 

Descripción

 

Comienza y termina las reuniones con una Ronda sencilla.

La forma de comenzar por vez primera una reunión debe de ser sencilla.

 

- Por ejemplo,

- "Di tu nombre y una cosa sobre ti" o

- Di tu nombre y dónde vives ahora".

 

Incluye una pregunta sobre por qué han venido si no sabes con seguridad qué esperan los participantes de la reunión.

 

Los finales son momentos adecuados para conseguir información sobre cómo ha ido la reunión para los participantes:

 

-  "Di tu nombre, algo que te haya gustado de la reunión y algo que hubieras hecho de manera diferente" funciona bien.

 

 

Por qué funciona

 

Un comienzo y final claros hace que sea obvio cuando se comienza y cuando se acaba.

Una señal clara al finalizar les informa de que se pueden ir.

 

Es una buena costumbre el realizar un final a la hora señalada en la invitación a la reunión.

Si hay algo importante o algunos quieren quedarse para relacionarse con la gente, se puede hacer después del final sin necesidad de que los que deban irse se tengan que quedar. Las reuniones sin un final claro son comunes y problemáticas.

Los Comienzos pueden dar a los dinamizadores la información que necesitan para poder improvisar y realizar los cambios adecuados en el diseño de la reunión. A veces dicha improvisación puede ser grande, especialmente cuando uno ha sido contratado por un tercero que te ha dado tan sólo una idea a grandes rasgos. Siempre es mejor una reunión un poco caótica que otra irrelevante.

La información que se recoge en los finales es para el dinamizador tanto su premio como su principal fuente de aprendizaje. Uno necesita saber para su propia satisfacción que la reunión le ha gustado a la gente, y " Qué hubiera hecho de manera diferente" a menudo le da buenas pistas para realizar cambios en reuniones futuras.

 


 

Nadie habla dos veces...

 

Descripción

 

De vez en cuando la gente dirá que necesita discutir algo.

 

Por discusión se entiende a menudo algo libre, cada uno diciendo lo que quiere durante el tiempo que quiere.

 

Por lo general son mucho menos fructíferas de lo que la gente cree pero hay un fuerte condicionante cultural que sostiene que una discusión libre es equivalente a la libertad de pensamiento.

 

Sin estructura, una discusión abierta comúnmente genera problemas como discusiones acaloradas y exclusión, patrones de dominio, polarización y politización.

 

En dichas condiciones de competición el buen sentido desaparece y no se consigue hacer gran cosa.

Las discusiones abiertas pueden ser mas productivas aplicando la técnica de Igualdad de oportunidades.

 

Al abrir la discusión el dinamizador propone la norma de "Nadie habla por segunda vez hasta que todos hayan tenido la oportunidad de hacerlo una vez".

 

El dinamizador pide al que hace las veces de secretario (Ver Dirección compartida de reuniones) que se ocupe de controlar quien habla, pudiendo así centrarse en el grupo para detectar si los participantes intervienen poco y encontrar pequeñas formas de animar a los poco dispuestos a hacerlo.

Esta técnica estructural puede ser desarrollada y adaptada después de un tiempo.

 

"Ahora no dejaré a nadie hablar por tercera vez hasta que todos hayan tenido la oportunidad de hacerlo por segunda vez" o si el proceso se desarrolla claramente con tranquilidad y está a punto de finalizar ¿Alguien quiere añadir algo?".

 

Por qué funciona

Funciona porque elimina la posibilidad de que alguien tome la voz cantante para hablar varias veces en rápida sucesión.

 

Por ejemplo, no se puede crear una discusión acalorada si no hay lugar para que se produzca un intercambio de tipo ping-pong.

 

No hay nada que impida más poder disfrutar de una reunión que un conflicto entre dos personas en el que los dos buscan ser el ganador.

El dirigir cada una de las contribuciones a la discusión utilizando esta técnica también hace que haya tiempo suficiente para animar a hablar a la gente más callada, o si la gente no tiene gran cosa que añadir, las discusiones son agradablemente cortas y van derechas al grano.

Nadie habla por segunda vez ... hace que se eviten las trivialidades y cosas irrelevantes que ocupan el tiempo.

 

 

Retos

Nadie habla dos veces... puede molestar a aquellos a quienes les gusta las batallas de ingenio o que sienten la necesidad de desahogarse.

 

Algunos creen que el conflicto agudiza el pensamiento y que una buena pelea verbal precede a una buena decisión.

Si hay resistencia al uso de esta técnica o su introducción no parece factible (esta técnica es especialmente dificil para grupos ya existentes u otros en los que muchos de sus miembros sean profesionales o académicos) entonces intenta utilizarla sin ser explícito.

 

Por ejemplo, cuando uno de los participantes está a punto de hablar por segunda o tercera vez, y está acallando a otros al hacerlo, puedes decir "antes de oírle a usted otra vez vamos a ver si a alguien que todavía no haya hablado le gustaría decir algo"

 

Esta versión de la técnica descrita es muy utilizada por los moderiadóres dé reuniones convencionales. Sin embargo, si no es posible nombrar la técnica, ésta permanece relativamente en la oscuridad.

 


 

Mapas mentales

 

 

Descripción

Los mapas mentales son diagramas a mano alzada que empiezan a partir de un círculo en el medio y que posee ramas que salen de él en todas direcciones.

 

 

Por qué funciona

Un mapa mental da una representación visual completa de todo el tema y permite identificar fácilmente los puntos principales. Es una manera flexible de presentar la información y se puede cambiar mucho más fácilmente que un texto lineal.

 

Retos

Poder diseñar un mapa mental es una habilidad que requiere práctica ya que el diseñador tiene que condensar las frases en unas pocas palabras claves.

 

Las agendas resultan las más fáciles de representar, pero es mucho más diflcil hacerlo con el proceso de una presentación o una sesión posterior de preguntas y respuestas. Asegúrate de que la gente practique con una tarea sencilla mientras su habilidad se desarrolla.

Aplicaciones

Son muchas y variadas. Los cartógrafos experimentados de la mente los utilizan siempre que es necesario tomar notas:

 

 

  • en la preparación de una presentación
  • como respuesta a las presentaciones
  • cuando se está preparando y mostrando las agendas
  • para representar en un mapa un fin de semana ideal
  • para revisar su propio pensamiento
  • al prepararse para escribir un informe
  • y para otras muchas aplicaciones

Los mapas mentales permiten a los participantes realizar sin ninguna limitación una tormenta de ideas o brainstorming para delimitar los puntos de las agendas sin tener en principio ninguna limitación en cuanto al orden u ordenación de las prioridades.

 

La posición de un elemento en un mapa mental tampoco indica su importancia.

 

El utilizar un mapa mental hace posible la reorganización total de una agenda usando la técnica de Organizando Agendas Abiertas

 

La reorganización puede suponer juntar varios elementos, mostrar relaciones entre ellos, añadir números para indicar el orden, o su duración y el tacharlos según van siendo completados.

 


 

Organizando Agendas Abiertas

 

Descripción

Primera fase:

 

A1 comienzo de la reunión el dinamizador o el que hace de secretario dibuja un Mapa Mental mostrando los elementos que los participantes desean que aparezcan en la agenda.

Puede que algunos, o la mayoría de ellos, fueran obvios de antemano pero el principio de que la asamblea debe generarlos allí mismo es importante y se debe respetar.

Si se presentara una agenda preparada de antemano, se debe dejar claro que sólo es un borrador y que la agenda final se decidirá ese día.

En la mayoría de las reuniones surgirán seguramente puntos o temas que no podían haber sido previstos. Un Piensa y Escucha puede servir para generar puntos para la agenda.

 

Segunda etapa:

 

El dinamizador dirige la reunión para que se diga qué puntos requieren poca, mucha o un grado medio de atención.

 

Tercera etapa:

 

Dado el tiempo disponible para la reunión se puede hacer un cálculo aproximado que especifique que corto significa cinco minutos, medio diez minutos y largo significa veinte minutos.

En esta etapa aparecen puntos muy breves o muy largos y se pueden ajustar.

 

Toma nota de que los puntos que a menudo se califican como "Esto se despacha en un minuto" terminan por necesitar mucho más tiempo que el esperado.

 

Fase cuarta:

 

El grupo ya está preparado para decidir el orden en que se van a tratar los asuntos. Generalmente los que llevan poco tiempo se tratan primero.

 

Fase quinta:

 

Durante la reunión el dinamizador, el secretario y la persona a cargo de cronometrar el tiempo harán saber a los participantes cualquier cosa que vaya en contra del plan establecido. La asamblea decide los ajustes a realizar para que la reunión sea un éxito. Los ajustes pueden adoptar la forma de una Ronda o un Piensa y Escucha espontáneos.

 

 

 

Por qué funciona

 

El que todos participen en la elaboración de la agenda hace que todos sientan como suyos el contenido, el orden y la forma de llevar la reunión. Esta técnica permite que se realicen abiertamente negociaciones esenciales en cuanto al tiempo y el espacio.

Una agenda preparada así resulta siempre relevante, toma en consideración las necesidades de los participantes y muestra claramente el deseo de aumentar su poder y control.

 

Al elaborar la agenda con las fases propuestas más arriba se consigue que una tarea potencialmente compleja y ardua sea ligera.

 

El saber que tanto el orden como el tiempo de la agenda pueden ser revisados según sus necesidades da a los participantes la seguridad y confianza que se desprenden de una estructura ro

 

busta pero flexible.

 

 

Desafíos

 

Algunos se quedan atascados cuando tratan de decidir si algunos de los temas requieren un grado mayor, medio o menor de atención.

 

Puede que se trate de gente que encuentra dificil trabajar a la manera un poco tosca y directa requerida por la técnica.

 

Estos necesitarán que se les asegure que el programa puede adaptarse para acomodar cualquier error en los cálculos.

Es posible que al principio los participantes generen un número extremadamente optimista de puntos a tratar en la agenda.

 

No obstante, según se vayan desarrollando las diferentes fases de la agenda este hecho se convertirá en obvio.

 

Las negociaciones para reducir el número de temas o abreviar muchos de ellos son de gran utilidad.

 

Fíjate en que los puntos pueden ser brevemente descritos por los que los han propuesto para así ayudar a los participantes a decidir si deben ser incluidos o no, aunque se debe estar atento para que nadie pueda debatir el tema en este momento de la reunión.

 

Como alternativa, las sugerencias para la agenda se pueden limitar a una por persona.

Los temas que requieran preparación de material para deliberaciones anteriores a la reunión habrán sido señaladas para ser incluidas en una reunión anterior.

 

 

 

PFF

 

P: ¿No es una pérdida de tiempo trabajar con Elaborando Agendas Abiertas?

Después de todo, los diez o veinte minutos que lleva se podrían haber empleado en solventar uno o dos puntos.

R. Los beneficios derivados del hecho de que la agenda y el proceso de la reunión sea de todos, conseguidos a través de Elaborando Agendas Abiertas y Agendas visibles conducen a un mayor compromiso en llevar a término la agenda.

Una cerrada y secreta aumenta la posibilidad de que la reunión se desvíe y se exceda.

 

Aplicaciones

 

Utilízala junto con Agendas Visibles en todos los actos y reuniones.

Es una técnica efectiva que permite realizar diseños colectivos y constructivos para reuniones.

Utiliza los principios de flexibilidad y franqueza incluso en los actos más rígidamente estructurados.

 

Al hacerlo, aunque sea sólo en dosis muy pequeñas, cambiará para los participantes de pasivo a activo el carácter de del acto.

 

 


 

Agendas Visibles

 

 

 

Descripción

 

El secretario de la reunión debe asegurarse de que la agenda de la sesión sea visible en todo momento y está apuntada, en la forma de Mapa Mental, en una hoja grande o similar.

En ocasiones es útil, como algo adicional a la agenda, un horario que sea visible.

 

 

Por qué funciona

 

En el tipo de reuniones y actos propuesto en este manual el grupo deseará modificar la agenda de manera activa a lo largo de la reunión (ver Elaborando Agendas Abiertas).

Resulta difícil hacerlo si la agenda está redactada en papel formato A4 u ordenada de forma lineal.

Algo a escala mayor sobre lo que se pueda dibujar fácilmente a la vista de todos es esencial (se requiere varios rotuladores de diferentes colores).

Así el grupo se puede centrar en la tarea de redistribuir el tiempo, prioridades, eliminar asuntos, etc. según se presente la necesidad.

 

De este modo, los miembros tienen tanto el control como la responsabilidad sobre la marcha de la reunión.

 

Los grupos a los que se les ha dado esta responsabilidad marchan mucho mejor que otros que tienen que ajustarse a una agenda lineal.

 

 

Aplicaciones

Funciona en cualquier situación que se pueda dar en una reunión.

 

 

Notas para el dinamizador

La mayoría de las salas donde se celebran reuniones tienen hoy en día encerados blancos o un soporte con papeles grandes que se pueden doblar y echar para atrás. Pero a menudo resulta dificil encontrar unos rotuladores o marcadores adecuados así como un borrador. Por lo tanto prepárate de antemano y lleva los que necesites. De esta manera no tendrás que usar si no quieres los que son tóxicos.

 

 


 

Grupo de apoyo de visiones

 

 

Descripción

El grupo de Apoyo de Visiones hace uso de las técnicas Piensa y Escucha y Ronda.

 

Cada uno de los componentes de un pequeño grupo de tres a seis personas disfruta de la atención plena de los integrantes del grupo (utilizando las reglas de no interrumpir de Piensa y Escucha) mientras a turnos contestan a las cuatro preguntas siguientes, u otras versiones adaptadas de dichas preguntas. Los turnos duran lo mismo y se cronometran.

 

P 1 ¿Qué marcha bien para mí como un/una ...................................?

P2 ¿Qué me resulta dificil como un/una    ................. .................. ...... ?

P3 ¿Cuáles son mis metas y sueños a largo plazo como un/una .............. ............. ..... ?

P4 ¿Cuáles son los siguientes pasos que puedo dar para conseguirlos?

 

El espacio "como un/una ......." da a cada grupo el punto focal sugerido por las características comunes de los miembros.

 

Es decir, si el grupo está compuesto sólo por hombres, residentes de Didcot, interesados en la ecología de su entorno, por ejemplo, entonces ese espacio puede combinar esas características para llegar en la primera pregunta a algo así como "¿Qué me va bien como hombre, residente de Ditcot e interesado en la ecología de nuestro entorno local?" Y se puede insertar lo mismo en las demás preguntas.

 

Menos compleja pero con sentido diferente estaría la formulación "como hombre residente de Ditcot".

 

Otra alternativa sería "como hombre interesado en la ecología de mi entorno inmediato". Puede haber otras variantes.

Cada variante cambia potencialmente el resultado de un Grupo de Apoyo de Visiones.

Imagina el resultado que se obtendría si tú mismo enumeraras tres o cuatro de tus características claves y contestaras las preguntas desde cada una de esas características o variantes. No hay límite a las posibles variantes.

Un Grupo de Apoyo de Visiones no está pensado generalmente para que produzca material para ser distribuido fuera del grupo pero ver Aplicaciones más abajo.

 

Como ocurre en un Piensa y Escucha, el contenido de lo expresado en el grupo es confidencial a no ser que uno elija lo contrario o el dinamizador diga de antemano que va haber retroalimentación o feedback.

 

 

 

 

Por qué funciona

 

Un Grupo de Apoyo de Visiones ofrece la oportunidad de pensar en voz alta sobre el tema de visiones y metas a largo plazo (Ver Trabajando con Visiones).

 

La mayoría de la gente tiene muy pocas oportunidades en su vida diaria de pensar de esta manera expansiva y esta técnica le ofrece práctica en estas actividades estratégicas.

Todos los beneficios de Dejando Tiempo Para Pensar, Igualdad de Oportunidades y Proceso Libre de Interrupciones se producen también al usar el Grupo de Apoyo de Visiones.

La capacidad para trabajar de esta manera estratégica aumenta significativamente con la práctica.

 

Los beneficios prácticos que se obtienen cuando la gente actúa siguiendo Los Pasos Siguientes a Dar evidencian que el hablar de las intenciones es un método eficaz para convertirlas en realidad.

Cada una de las preguntas ha sido incluida por una serie de razones:

"Lo que me va bien" hace que el que toma la palabra piense en los aspectos positivos de su situación y le recuerda su capacidad para el éxito.

Este es un primer paso de gran valor que inicia el proceso en una dirección opuesta a la habitual, es decir, hablando de las dificultades en la vida.

 

El hábito de empezar quejándose está muy arraigado en la mayoría de la gente y la técnica de Grupo de Apoyo de Visiones intenta invertir esta tendencia.

 

"Lo que me resulta dificil" se produce entonces en un contexto en el que se han expresado los pensamientos sobre la pregunta "Lo que me va bien".

 

Eso hace que se reduzca la fuerza de las dificultades que hace que una persona se vuelva atrás a la hora de hacer realidad sus visiones.

No obstante, siempre se agradece la posibilidad de compartir dificultades, especialmente en un grupo con fuertes características comunes, y tanto el que habla como el que escucha obtienen como resultado una nueva perspectiva.

En este punto ya se está preparado para dedicarse a "visiones y metas a largo plazo".

 

Esta es una oportunidad nada común y los que tienen práctica en las técnicas de Grupo de Apoyo de Visiones saborean la oportunidad que ofrece la pregunta.

 

 

El hablar a otros o esforzarse para expresar una meta a largo plazo ayuda a preparar el terreno para obtener cambios.

Cuando una persona está trabajando con " Cuáles son las siguientes metas que puedo alcanzar" está buscando pasos prácticos que puede dar para dirigirse hacia esas metas o sueños.

 

Si se dan esos pasos, se habrá conseguido progresar hacia un cambio. Incluso si no se dan esos pasos, la práctica de buscarlos resulta de utilidad para cuando el participante piense posteriormente en realizar cambios. Toma nota de que el énfasis recae en mis pasos siguientes a dar y no en identificar los pasos que otros necesitan dar.

 

 

 

Retos

 

La gente puede tener dificultades en comprometerse con sus sueños y metas a largo plazo.

 

Esto se debe a veces al sentimiento de que sólo la gente especial o visionarios pueden funcionar así.

 

Puede también que otros intentos anteriores de trabajar sus visiones hayan sido rechazados por idealistas o poco realistas.

 

Cuando se trabaja con un Grupo de Apoyo de Visiones puede resultar de utilidad el darse cuenta de que se está reclamando el derecho a imaginar el mundo como un lugar mejor, y que lo que uno imagina es tan válido como lo de los demás.

Tener tiempo para los Grupos de Apoyo de Visiones en una cultura siempre ocupada y orientada al éxito es a menudo un reto.

 

Puede que haya que convencer a la gente de que merece la pena dedicarle tiempo pero sólo puede experimentarlo concediendo a este proceso la atención necesaria hasta llegar a conseguir los beneficios que se pueden conseguir de esta técnica.

Trabajar con esta técnica significa que a nadie se le pide que justifique sus visiones o que sepa cómo los va a hacer realidad más allá del siguiente paso a dar. A los que están acostumbrados a planificar puede que les resulte todo un reto este funcionamiento escalonado, en la que la identidad del paso segundo sólo se conoce después de haber completado el primero.

 

 

 

Aplicaciones

 

Utiliza esta técnica como uno de los elementos dentro de una reunión o un acto mayor para estar seguro de que cada persona consigue, aunque sólo sea en parte, su propia agenda individual.

 

La técnica de Grupo de Apoyo de Visiones se puede utilizar para generar ideas para un trabajo conjunto. De manera alternativa, estos grupos pueden estimular el potencial de sus miembros para actuar por su cuenta en proyectos de su libre elección.

 

La gente se pone de acuerdo para apoyarsc mutuamente en la realización de cambios en sus casas, en su vida social y laboral pero no en trabajar juntos en un proyecto particular.

Los grupos que estén interesados en los resultados pueden archivar los pasos siguientes a dar que cada de sus miembros genere. Las reuniones posteriores pueden medir el progreso e informar sobre su éxito cuando éste ocurra.

 

El hecho de informar permite que una audiencia mayor observe cómo se genera acción gracias a un Grupo de Apoyo de Visiones.

Estos grupos son de utilidad cuando la gente se quiere involucrar en una red pero ya está totalmente entregado a sus propias iniciativas.

 

De esta manera no aceptan ningún trabajo extra para hacer y llegan a sentirse valorados y apoyados en el trabajo que ya están realizando.

 

El formar parte de dichos grupos le ayuda a uno a librarse del sentimiento de que a nadie le importa lo que está haciendo.

La técnica del Grupo de Apoyo se puede utilizar aisladamente para establecer Grupos de Apoyo que se reúnan regularmente (por ejemplo, una vez al mes o cada quince días por una serie de cinco o seis reuniones). La última reunión se emplea en valorar la utilidad del Grupo de Apoyo y para ver si les interesa otra serie de reuniones.

 

 

 

Notas para el dinamizador

 

Resulta de gran ayuda el que la gente esté familiarizada con la técnica de Piensa y Escucha, que puede ser presentada en una reunión anterior. De esta manera sabrán lo necesario para escucharse mutuamente de una manera atenta y no intrusiva. Si no ha sido así, explica los requisitos y explica las cuatro preguntas ofreciendo la razón de que hayan sido incluidas (como se ha anotado más arriba). Da a cada participante una copia de las cuatro preguntas o escríbelas en un sitio visible.

Establece la definición de " como/en calidad de ". En un grupo con experiencia, puede que grupos más reducidos de tres a seis personas prefieran buscar su propia definición de " como..." utilizando la Ronda.

 

Dales tiempo para ello.

 

Utiliza el siguiente diagrama para mostrar cómo cada persona dentro de cada grupo pequeño toma la palabra, pregunta o se ocupa de cronometrar el tiempo cuando le toca el turno

GRUPO DE APOYO DE VISIONES

Organización

1.- Se trabaja en grupos de tres o cuatro personas.

2.- A turnos se habla de las cuatro preguntas.

3.-  No hay interrupciones, preguntas o comentarios. Sólo se escucha atentamente al que está hablando.

4.- IMPORTANTE: lo que se dice es confidencial.

Metodología

1.- Cada persona dice su nombre y responde a  las cuatro preguntas mientras los demás      escuchan atentamente.

2.- La persona a un lado de la que está hablando le va haciendo preguntas siguiendo las indicaciones del que controla el tiempo, que está al otro lado.

Las cuatro preguntas (ejemplo)

Algo que me va bien como persona interesada en mejorar el medioambiente

¿Qué me es más difícil como persona interesada en mejorar el medioambiente?

¿ Cuáles son mis visiones y metas a largo plazo como persona interesada en mejorar la ecología de mi entorno?

¿Cuáles son los siguentes pasos a dar?

La siguiente persona responde a las cuatro preguntas

 

 

 


 

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