1. Introducción

Para qué sirve este manual y cómo está organizado

Las reuniones y actos suponen una parte significativa de las actividades de cualquier organización o grupo. Sin embargo, sorprendentemente, tales reuniones y actos son a menudo insatisfactorios, absorben mucho tiempo y recursos con muy pocos resultados positivos. Planificándolos cuidadosamente de antemano es posible conseguir mejores resultados hasta en la más rutinaria de las reuniones.

La propuesta básica de este manual es que tanto las reuniones como los actos pueden mejorarse sustancialmente en cuanto a productividad y al placer que proporcionan con la utilización de métodos sencillos, que pueden emplearse de uno en uno o conjuntamente en la configuración de reuniones y actos. El manual presenta un conjunto de tales métodos, conocidos como "métodos de reunión inclusivos". Se han elegido estos métodos porque son fáciles de aprender, fáciles de usar y se pueden aplicar en muchas circunstancias.

Se ha escrito este manual con la esperanza de que sus lectores llevarán a la práctica los métodos presentados aquí, se familiarizarán tanto son sus puntos fuertes como con los débiles, y seguirán usándolos regularmente en su trabajo y en otros encuadres de carácter voluntario y comunitario. A la persona que utiliza los métodos descritos para llevar una reunión o acto se le llama dinamizador.

El manual se ha organizado de la siguiente manera:

Capítulo 1. Introducción

Capítulo 2. Inclusión: Describe la idea de la inclusión que sustenta los métodos presentados aquí.

Capítulo 3. Principios: Los problemas asociados con las reuniones convencionales y las soluciones ofrecidas. Se incluye esta sección para que puedas cerciorarte de que los métodos propuestos aquí se corresponden con la manera en que tú deseas que se desarrolle tu organización o grupo.

Capítulo 4. Métodos: describe en detalle métodos para ser utilizados al organizar reuniones. Cada método se presenta en el formato "Descripción", "Por qué funciona", "Retos" y "Aplicaciones". Para algunas de las técnicas hay apartados adicionales que describen las respuestas a las preguntas que se formulan con frecuencia (P F F), cómo informar a los participantes y notas o apuntes para los dinamizadores.

Capítulo 5. Redes de Agenda 21: relaciona los métodos con los requisitos específicos de Agenda 21.

Capítulo 6: Dos principios más: Trabajando con Visiones de Futuro y Encontrando Bases Comunes.

Capítulo 7. Búsqueda de Acción: describe brevemente un encuentro de un día de duración en el que se utilizan métodos inclusivos adecuados para reuniones.

Capítulo 8. Orígenes de los Métodos Inclusivos para Reuniones

Hay una cantidad considerable de referencias cruzadas en este manual.

Esto significa que vas a encontrar palabras raras (generalmente en los títulos de las secciones) apareciendo inesperadamente antes de que hayan sido explicadas. Una posible solución a este problema es buscar en el índice y bucear en el manual en el orden deseado para encontrar la explicación del término, si lo necesitas para seguir leyendo.

Un sistema metodológico progresivo

Los métodos para reuniones y encuentros descritos en este manual se pueden relacionar para conseguir una gran variedad de reuniones de todo tamaño y forma. Los métodos más sencillos, Piensa y Escucha y Ronda, son componentes esenciales del nivel metodológico posterior más avanzado como Grupo de Apoyo de Visión y Organizando Agendas Abiertas.

A su vez, cada uno de éstos métodos de segundo orden puede ser utilizado para generar métodos de tercer orden como Búsqueda de Acción, esbozado en el último capítulo.

Los métodos que se elijan para una reunión dependerán de la finalidad de ésta, del número de asistentes y del abanico de habilidades que se espera que esté presente.

Los métodos inclusivos para encuentros pueden ser a pequeña o a gran escala. Dos personas juntas pueden poner en práctica el Piensa y Escucha de manera muy provechosa en una reunión que puede durar quince minutos o menos. O bien los métodos pueden formar diseños para encuentros o actos adaptados a cincuenta o más personas que se reúnan para pasar juntos un día entero.

Estructuras liberadoras

Existe la certeza compartida de que las reuniones organizadas conducen a una conducta reservada y a una posible falta de espontaneidad y creatividad. Si la estructura es rígida e inapropiada esto puede ser cierto. Los métodos aconsejados aquí están pensados para ser utilizados con flexibilidad y cierto grado de improvisación. Se consigue que los encuentros sean relevantes realizando un tipo de cambio que sea pertinente y consiga acomodar la estructura a la situación de un día completo. Esto significa que aunque los dinamizadores puedan seguir un plan previo, están dispuestos a realizar cambios.

Práctica en diseño

Se aconseja que cada vez que un grupo de gente se reúna para celebrar un encuentro, alguien, una sola persona o mejor aún un grupo reducido, prepare un diseño para el encuentro. Dicha preparación requerirá pensar detenidamente sobre la reunión para asegurarse de que los asistentes tengan una experiencia positiva y que la reunión sea provechosa.

Es crucial encontrar oportunidades en las que practicar estas habilidades de manera segura. Para algunos de vosotros, en ciertas organizaciones, esto no será problema y podréis empezar con compañeros de trabajo. Para otros, grupos más informales como los que se forman alrededor de clubes y sociedades pueden resultar más seguros y abiertos a dicha experimentación. La familia y los amigos a menudo se reúnen con un propósito común y estos encuentros proporcionan oportunidades para poner a prueba tus habilidades en desarrollo de una manera relajada.

Las situaciones más seguras en las que practicar son:

. encuentros de aprendizaje preparados específicamente para ofrecer la oportunidad de practicar.

. con un grupo que esté de acuerdo en experimentar con las técnicas.

En aquellas situaciones en las que no haya dicho acuerdo, una estrategia adecuada es utilizar los métodos de una manera informal o de una forma natural (por ejemplo, sin nombrarlos).

Presentando los nuevos enfoques

Puede ser dificil presentar estos nuevos enfoques en el contexto de una organización, en unos casos mucho más que en otros. Las organizaciones o redes nuevas son generalmente más prometedoras que las que ya tienen modelos de funcionamiento establecidos.

Por toda una serie de razones, las organizaciones ya establecidas son frecuentemente resistentes al cambio y prefieren mantener sus métodos de siempre por muy ineficaces e insatisfactorios que puedan ser. Aunque  al utilizar métodos inclusivos la gente pueda lograr una mayor productividad, diversión y menor estrés en los encuentros, es probable que vuelva a sus antiguas costumbres si no se realiza un esfuerzo consistente para reforzar los beneficios.

Los dinamizadores tendrán que desarrollar formas de introducir los nuevos métodos sin resultar entrometidos y tendrán que ser tenaces.

La oportunidad de presentar métodos inclusivos para reuniones se presenta particularmente cada vez que sucede algo novedoso en las circunstancias de un acto o encuentro, por ejemplo, siempre que cambia la composición del grupo de reunión, cuando se usa otro lugar o cuando el centro de atención se traslada a temas que no son los habituales.

Resulta muy útil que un grupo ya establecido oiga hablar de los fabulosos encuentros que tu grupo está manteniendo últimamente y pida ayuda para reanimar sus debates. Los animadores que no pertenecen a la organización son una novedad en sí mismos y pueden introducir ideas nuevas en circunstancias en las que a los de dentro les sería totalmente imposible.

Al principio, a muchos les resulta artificial y forzado, e incluso embarazoso, el uso de los métodos de éste manual. Estos sentimientos desaparecen pronto, a medida que se van familiarizando con la utilización de las técnicas y responden a los beneficios considerables que conllevan. Los instructores y dinamizadores deben mantener mientras las utilizan un aspecto de tranquilidad y confianza en las técnicas. Resulta de utilidad ofrecer a la gente amplia oportunidad para que hable abiertamente de sus reparos al utilizarlas.

¿Por qué "reuniones y encuentros"?

Los grupos y organizaciones tienen formas diferentes de reunir a la gente para realizar un trabajo.

Muchos de estos encuentros se llaman comúnmente reuniones y ciertamente es una descripción acertada.

Sin embargo la palabra “reunión” se queda demasiado pequeña para describir talleres o seminarios de medio o todo un día de duración y otros actos.

El término “encuentro” se utiliza aquí para expandir la gama de posibilidades y para evocar la sensación de creatividad que el término permite y que es más difícil hallar en la palabra “reunión”.